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论坛峰会活动策划方案的注意事项有哪些?

发布时间:2019-07-06 13:04 热度:

    论坛峰会活动方案包括很多东西,比如论坛峰会目的、规模、时间场地人员等等。论坛峰会活动策划方案的注意事项有哪些呢?活动掌柜小编带你来了解。
    一、与领导沟通了解论坛峰会目的
    策划之前的沟通是必不可少的工作,了解领导举行论坛峰会的目的,确定整个论坛峰会策划的大方向,方案要体现出主办方的意图,否则完全是无用功。比如要沟通好论坛峰会的主题是什么?多大规模?请哪些领导来?议程是什么?有什么特别交代的事项?
    二、草拟初步方案,与领导确认
    沟通之后应该将初步的方案拟写出来,交给领导来审核。因为在沟通过程中,有可能出现理解偏差的情况,把方案写到纸上,能够及时纠正,避免走偏。同时,如果领导需要修改,或者有新的想法,也可以及时加上去。
    三、细化方案
    初步方案确认后,就要来细化每一个环节了,这一步骤是最重要的一步。可按照"会前、会中、会后"的思路来安排好每一个步骤。
    1、会前准备:论坛峰会通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、论坛峰会签到、论坛峰会材料发放等等。
    会前准备工作量较大,会场的安排比较讲究,根据不同的论坛峰会来布置现场,同时也要考虑作为安排等等。诸如论坛峰会通知、签到的事项,可以借助论坛峰会助手软件来协助,大大减少工作量。
    比如企微云论坛峰会助手可以在微信/企业微信推送论坛峰会通知给参会人员;在现场可实现大屏幕签到、定位签到、微信扫一扫,每个参会人的头像都可以上3D签到墙,增强互动感,并且自动统计参会情况,及时了解论坛峰会详情。
    2、会中:物料配合、人员配合
    论坛峰会每一个环节需要什么物质材料配合?工作人员在每一环节应做什么?都需要策划到位。
    比如论坛峰会中有现场的环节,那是用转盘来?还是可以用论坛峰会助手软件来投放到大屏幕,人人可参与到弹幕互动?
    3、会后:论坛峰会纪要、总结、宣传报道
    论坛峰会结束后需不需要进行宣传报道?如果需要就要准备照片和宣传稿。论坛峰会纪要可以通过论坛峰会助手在企业微信发布,方便与会人员及时查阅,如有修改意见也可以在评论区提出。
    四、合理分配工作
    执行中很有可能出乱子,要懂得与同事分工合作,千万别一个人把全部活揽下来。如果真有什么特殊情况,到了紧要关头往往都是顾得了头顾不了尾了,因此分工合作是必需的,多一个人分担处理当然会更靠谱。
    五、主办人公布策划方案并宣布分工
    策划方案确认完成后,由领导来公布并分配工作,这一点很重要,毕竟自己没有分工权力,同事不一定能全力执行。由领导出马,那就变成了自己分内的工作,这是不一样的性质。

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